La comunicazione aziendale interna è, oggi, molto più importante ed efficace di quanto si possa credere.
Le aziende spesso la sottovalutano o la utilizzano nel modo sbagliato.
Andiamo a fare un po’ d’ordine….
Partiamo con il dire che non necessariamente deve essere utilizzata solamente nei momenti di crisi o per annunciare novità e cambiamenti, ma, più in generale, può essere vista come uno strumento per creare un buon clima aziendale o un forte senso di appartenenza.
Uno dei principali utilizzi, infatti, è proprio quello di trasmettere a tutti i dipendenti e collaboratori gli obiettivi generali e i progetti dell’impresa per creare uno spirito di gruppo che cotraddistingua l’azienda e i suoi lavoratori.
Ragionando per macro-categorie, possiamo identificare due tipologie di comunicazione interna: Top-down e Bottom-up.
La prima è una comunicazione che va dall’alto verso il basso: parte quindi dei dirigenti ed è indirizzata verso il basso. Lo scopo, principalmente, è quello di far condividere gli obiettivi aziendali tra tutti i soggetti che compongono l’azienda.
La comunicazione Bottom-up è, al contrario, una comunicazione che ha una dinamica dal basso verso l’alto e che ha l’obiettivo quello di recepire le idee e le richieste dei lavoratori.
La condivisione della mission aziendale contribuisce a creare quel senso di appartenenza che influenza in maniera indiretta l’efficienza e l’efficacia dell’organizzazione.
Se i lavoratori si sentono partecipi di quello che sta avvenendo all’interno dell’azienda per cui lavorano riescono a sentirla come qualcosa che appartiene anche a loro e per questo cercheranno di fare tutto il possibile per non ledere a questa.
Gli strumenti utilizzati dalla comunicazione:
Giornale aziendale
Intranet
E-Mail
Community in Intranet
Blog
Comunicatore interno
Riunioni
1. Giornale aziendale: è lo strumento concepito dalle persone che lavorano nell’azienda, è rivolto ai dipendenti e fornisce informazioni sull’organizzazione interna, le novità e i prodotti.
I costi di produzione e di stampa e le tempistiche per produrre i redazionali sono i limiti della sua diffusione. E’ consigliato alle realtà di medie e grandi dimensioni e con dei progetti di comunicazione strutturati alle spalle.
2. Intranet: è la rete locale usata all’interno di una organizzazione e si utilizza per facilitare la comunicazione interna. Attraverso la rete intranet si informa il personale in tempo reale, evitando il passaparola – che può portare a distorsioni del messaggio – e i costi/tempi del giornale aziendale.*
3. E-Mail: è il servizio internet attraverso il quale ogni utente registrato può inviare e ricevere messaggi. Con questo servizio le informazioni aziendali arrivano a tutti i dipendenti che hanno la possibilità di accedere ad internet.*
4. Community in Intranet: insieme di persone che lavorano nella stessa azienda e che comunicano su temi specifici utilizzando una piattaforma informatica (forum, wiki, mailing list, Crm) per scambiarsi punti di vista, fornendo – ognuno per la propria competenza – un apporto su progettualità specifiche.
5. Blog aziendale: è un sito internet in cui l’azienda comunica periodicamente con un format di un diario on-line attraverso opinioni, eventi, recensioni di prodotti e quant’altro; gli utenti hanno accesso e possono interagire con chi scrive attraverso i commenti. E’ uno strumento che può essere rivolto sia al pubblico interno che a quello esterno.
6. Comunicatore interno: è un manager che si occupa di comunicazione e che conosce il sistema, le dinamiche, i valori aziendali e che lavora fianco a fianco con la direzione per essere aggiornato in tempo reale su tutte le novità. Il suo compito è quello di curare le relazioni aziendali e veicolare le informazioni con il giusto linguaggio, approcciare i dipendenti nei modi e nei tempi giusti evitando inutili passaparola.
7. Riunione: incontro tra tutti i dipendenti e i vertici aziendali per comunicare novità, esprimere opinioni, chiarire dubbi; è accessibile a tutti i lavoratori purchè invitati all’evento e spesso ha un forte impatto perchè l’incontro, essendo fisico, è più sentito. Per contro lo strumento è esposto a meccanismi socio-psicologici di vario genere che possono ridurne l’efficacia: la paura di far brutta figura, per esempio, potrebbe portare i soggetti a conformarsi alle idee della maggioranza e, quindi, le opinioni potrebbero essere represse o nascoste dietro maschere di varia natura.
*Per questi strumenti il problema è rappresentato dai lavoratori che non hanno accesso continuativo ad un personal computer. Per questi rimane l’esposizione al passaparola con l’impossibilità di controllare e verificare i messaggi
Un po’ di teoria…
La “TEORIA Y” DI McGregor
“I lavoratori possono raggiungere uno sviluppo psicologico personale se la struttura organizzativa fornisce gli strumenti per un’integrazione tra l’individuo e gli obiettivi dell’organizzazione.
Bisogna infatti considerare alcune variabili:
1. Al lavoratore medio piace esercitare un’autodirezione e un autocontrollo nel proseguimento degli obiettivi di cui è incaricato
2. Al lavoratore medio non solo piace la responsabilità ma la ricerca e l’assume volentieri
3. Molti sono i lavoratori con la capacità di risolvere dei problemi propri dell’organizzazione e, se è presente l’opportunità e la motivazione, essi metteranno in pratica questa loro capacità”
Secondo questa teoria i programmi di arricchimento del lavoro, la decentralizzazione del potere e una leadership attenta e partecipativa, forniscono un contesto nel quale il lavoratore non solo può autorealizzarsi, ma può sentirsi parte dell’azienda stessa (sarà più motivato a lavorare con impegno e creatività).
La teoria di Schein
“Lo studio di una cultura organizzativa può essere condotto a tre livelli:
1. Artefatti (tutti gli aspetti immediatamente osservabili);
2. Valori espliciti (i discorsi manifesti fatti circolare dalla leadership per rinsaldare identità, senso di appartenenza, solidarietà tra i componenti dell’organizzazione);
3. Assunti di base (convinzioni profonde, linee guida, background).
Gli assunti validi sono trasmessi a tutti i componendi dell’azienda per trasmettere la maniera corretta di percepire , pensare, reagire, e ,soprattutto, un gruppo che sia in grado di funzionare come tale. L’organizzazione è in grado di funzionare come tale soltanto se restano validi gli assunti dell’organizzazione e questo è un compito che tocca alla leadership.”
La comunicazione organizzativa di Invernizzi
“La comunicazione organizzativa si è affermata perchè le imprese hanno bisogno, per funzionare efficacemente, di un supporto comunicazionale ampio ed integrato e perchè i processi di produzione di beni e servizi sono sempre più basati su attività comunicazionali di tipo interattivo e cooperativo
Sono 5 le prassi operative attraverso le quali si realizza una comunicazione organizzativa:
1. Le iniziative di comunicazione devono riferirsi a valori guida aziendali specifici.
2. è necessario realizzare coerenza tra gli atti comunicazionali rivolti all’esterno e all’interno.
3. I processi di innovazione devono essere fatti conoscere a tutti attraverso piani di comunicazione adeguati.
4. Le competenze di comunicazione vanno diffuse tra tutti per facilitare i processi decisionali e produttivi.
5. Devono essere impiegate tecniche manageriali adeguate per gestire i programmi di comunicazione.”
Conclusioni
La comunicazione sta assumendo oggi un ruolo centrale per realizzare il rinnovamento dell’impresa, visto che un’azienda deve essere in grado di trasmettere in modo continuativo ed efficace i propri messaggi.
Si deve considerare l’impresa come una struttura reticolare, costituita da numerosi centri di produzione ed elaborazione delle informazioni.
I nodi del reticolo sono interconnessi, collegati con canali di comunicazione bidirezionale.
La comunicazione interna è il flusso che intercorre da e verso gli stakeholders (portatori di interessi) sotto forma di know how, competenze, procedure, cultura e valori.
Ogni unità dell’azienda può attivare la produzione ed elaborazione della conoscenza, contribuendo all’innovazione e alla codificazione del patrimonio di informazioni di cui l’azienda dispone, ma solo l’impresa può attivare il sistema di distribuzione della conoscenza. Ciò consente ai contenuti informativi (prodotti all’interno dell’azienda o acquisiti dall’esterno) di essere trasmessi ad altre parti del sistema, dove diverranno input.
L’incremento della quantità e della qualità delle relazioni all’interno dell’azienda determina una migliore efficienza ed efficacia delle decisioni, un accorciamento dei tempi per prenderle e una migliore qualità dell’output – tutti fattori critici per il successo di una azienda.
L’impresa deve imparare a cogliere il bisogno di informazioni e di comunicazione dei propri dipendenti e predisporre un sistema che vi sappia far fronte in modo mirato e sistematico.
Una buona comunicazione produce un miglioramento del flusso informativo, dei rapporti all’interno dell’azienda e, alla fine, del prodotto.
Una buona comunicazione interna aziendale coinvolge completamente l’impresa all’interno del mercato incrementando la partecipazione dei lavoratori e ciò migliora l’immagine dell’azienda stessa; permette un costante controllo dell’operatività a tutti i livelli e di interpretazione corretta dei cambiamenti; crea legami stabili basati su fiducia e dialogo.
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Bibliografia
-”La comunicazione interna: informare, convincere, motivare”,Seat Corporate University
-www.psicolab.net
-”La comunicazione organizzativa”, E. Invernizzi
-”Edgar H. Schein”, www.lastampa.it
-”Psicologia per il marketing”, Williams Kei
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